Archivia Documenti Pro

Archivia Documenti Pro è un software per l'archiviazione di documenti di qualsiasi genere con possibilità di descriverli in ogni dettaglio. I documenti archiviati possono essere ricercati in modo semplice e intuitivo in base alle informazioni inserite dall'utente del software nelle schede descrittive, quali il titolo, la categoria, i dettagli, la data di archiviazione, il numero di protocollo, il contatto associato, il mittente o il destinatario.

I documenti possono essere raggruppati in categorie e collegati ad un soggetto (ad esempio, ad un cliente, ad un fornitore, ad un paziente eccetera). Pertanto, l'avvocato potrà usare il software per gestire le pratiche dei suoi clienti, il dentista o il medico per archiviare le cartelle cliniche dei propri pazienti, il commercialista per tenere traccia della documentazione fiscale dei suoi assistiti, il ricercatore per schematizzare il materiale su cui lavora, una qualsiasi azienda, scuola o istituzione per protocollare la posta in entrata e in uscita, il privato per catalogare la documentazione personale o dei membri della propria famiglia, e così via.

Il software presenta un'ulteriore funzione di ricerca avanzata che consente di ottenere riepiloghi dei documenti archiviati collegati ad un soggetto selezionando un intervallo di tempo relativo alla data di archiviazione dei documenti stessi.

A ciascuna scheda è possibile allegare file di qualsiasi genere che potrebbero essere la versione digitale del documento cartaceo descritto oppure grafici o file multimediali correlati al documento medesimo. L'utente ha anche la possibilità di associare una cartella alla scheda di ciascun documento la quale può contenere un numero illimitato di file. Tale cartella può essere aperta con pochi clic per consultare, aggiungere o cancellare i file collegati alla scheda del documento.

Archivia Documenti Pro mette anche a disposizione una rubrica dei contatti che interagisce con l'applicativo per la gestione dei documenti, velocizzando la compilazione delle schede. Tale rubrica dispone di strumenti avanzati che permettono di verificare la validità del codice fiscale, del numero di partita IVA, del codice IBAN e del numero di carta di credito di ciascun contatto o di inviargli messaggi e-mail. Anche le schede dei contatti possono essere corredate di file esterni.

La rubrica dei contatti e gli archivi annuali dei documenti possono essere convertiti in un file di Microsoft Word oppure in un foglio di Excel utilizzando una semplice funzione.

Archivia Documenti Pro può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere l'archivio dei contatti e quelli dei documenti fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

Archivia Documenti Pro funziona anche su chiavetta USB. Il software dispone di una funzione di installazione guidata affinché l'utente possa creare automaticamente le icone per l'avvio del programma e per la sua disinstallazione. Una volta installato il software, è comunque possibile copiare su pen-drive la cartella di Archivia Documenti Pro presente sul disco fisso e ciò consentirà di utilizzare il programma senza installazione, semplicemente lanciando l'eseguibile (file Archivia.exe).

Archivia Documenti Pro è quindi lo strumento ideale per le aziende, i professionisti o i privati cittadini che vogliono avvalersi del proprio computer per mettere ordine ai propri documenti e averli sempre a portata di mano. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.